• Assurer le suivi administratif des ventes et des achats.
• Gérer les dossiers clients et fournisseurs.
• Produire les documents commerciaux et administratifs.
• Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs professionnels.
• Organiser l’activité administrative d’une TPE/PME.
• Assurer le traitement et le suivi des commandes.
• Participer à la relation client et à la fidélisation.
• Contribuer aux actions de prospection commerciale.
• Mettre à jour les bases de données commerciales.
• Communiquer efficacement avec les interlocuteurs internes et externes.
• Participer au suivi des indicateurs d’activité.
• Appliquer les procédures administratives et commerciales de l’entreprise.

Certification préparée

Assistant d'administration commerciale (TPE/PME) – RNCP38625

Résultats attendus complémentaires

Obtenir une certification reconnue et exercer des fonctions d’assistanat commercial en TPE/PME.

Attestation de compétences (Voir type de validation), Obtention du certificat, Passage et obtention de la certification, Obtentions des habilitations, Obtention totale ou partielle de la certification, Passage devant un jury de la certification, Attestation des acquis (Voir type de validation), Obtention totale du bloc de compétences

Pré-requis

Niveau d'entrée: 3
Avoir satisfait aux tests de positionnement
Avoir un niveau 3 ou une expérience professionnelle

Programme

Contenu de la formation

Description

Cette formation prépare aux missions administratives et commerciales indispensables au bon fonctionnement d’une TPE/PME et au soutien des équipes commerciales.
Enseignements principaux
• Administration des ventes
• Gestion des commandes clients et fournisseurs
• Élaboration de devis et facturation
• Suivi administratif des dossiers commerciaux
• Gestion de la relation client
• Prospection commerciale
• Techniques de communication professionnelle
• Gestion des réclamations et litiges
• Organisation administrative d’une PME
• Outils bureautiques professionnels (Word, Excel, PowerPoint)
• Gestion et mise à jour des bases de données
• Tableaux de bord commerciaux
• Communication numérique et outils collaboratifs
• Gestion documentaire
• Accueil physique et téléphonique
• Organisation du travail et gestion des priorités
• Préparation à la certification RNCP38625
La formation alterne apports théoriques, études de cas, mises en situation professionnelles et travaux pratiques afin de développer les compétences attendues en entreprise.

Période de stage en entreprise

• Durée du stage : 6 à 8 semaines
• Planification : Continue ou discontinue selon l'organisation
• Modalité d'évaluation :
◦ Rapport de stage
◦ Présentation orale et soutenance devant jury

Stage en milieu professionnel

Oui

RNCP38625BC01 - Assister l’équipe commerciale à la réalisation de la chaîne commerciale de la TPE/PME

• Rassembler les informations relatives au client et aux produits ainsi que les données négociées par le commercial (prix, conditions de paiement, etc.) dans le logiciel de gestion commerciale pour établir le devis
• Générer les documents commerciaux (bon de commande, bon de livraison, facture) selon l’étape de réalisation de la vente en saisissant les données client dans le logiciel de gestion commerciale pour les transmettre au client
• Vérifier la disponibilité des produits à l’aide de l’outil de gestion des stocks de l’entreprise et de ses consignes d’approvisionnement pour déterminer les délais de livraison et les éventuels besoins en approvisionnement
• Contrôler la conformité de la vente en comparant les documents commerciaux créés avec le système d’information (SI) de la TPE/PME pour traiter les éventuelles anomalies
• Délivrer une information commerciale ou technique de niveau 1 aux clients en exploitant les données à disposition dans les logiciels de GRC, de gestion commerciale et de gestion d’agenda pour répondre aux sollicitations et réclamations des clients
• Assurer l’interface entre les acteurs internes (comme le gestionnaire de stock, le livreur, le service comptabilité, etc.) et externes en consignant dans le logiciel de GRC les échanges et événements relatifs à la vente pour en fluidifier le déroulement

RNCP38625BC02 - Assister les services périphériques à la fonction commerciale de la TPE/PME dans leur quotidien

• Accueillir les contacts entrants (physique, téléphone, mail, etc.) en adaptant la réponse à l’interlocuteur et au contexte pour filtrer et orienter les demandes auprès des personnes ou services compétents
• Élaborer des documents de communication destinés aux interlocuteurs internes et externes en choisissant le mode de communication et le support informatique adaptés (courrier, note de service, formulaire, etc.), avec l’assistance de l’intelligence artificielle (IA), pour les transmettre au(x) destinataire(s) afin de communiquer avec efficience
• Procéder à des relances (client, prospect, etc.) en préparant les messages et supports types adaptés aux différentes situations pour traiter notamment les cas d’absence de réponse, d’impayés ou de pièces manquantes
• Organiser des réunions, rendez-vous et événements en tenant compte des opportunités liées aux nouvelles formes d’organisation du travail et aux disponibilités des participants et partenaires à l’aide des outils de communication collaboratifs pour optimiser l'efficacité opérationnelle
• Classer, en triant, rangeant et supprimant les documents administratifs dans le respect des règles d’archivages et du RGPD pour permettre un accès rapide et aisé aux données afin de sécuriser l’information dans une démarche RSE
• Produire des synthèses chiffrées et graphiques sur l’activité de l’entreprise à partir de la collecte de données dans le SI interne et à l’aide d’un outil numérique de type tableur ou grapheur pour alimenter les tableaux de bord de pilotage de la TPE/PME
• Sélectionner les fournisseurs d’un produit ou d’un service en construisant un tableau d’aide à la décision à partir des critères économiques, sociaux-environnementaux et de qualité de la TPE/PME pour réaliser les achats dont il a la charge

RNCP38625BC03 - Contribuer à la fidélisation des clients et au développement du chiffre d’affaires des TPE/PME

• Qualifier les fichiers clients et prospects au sein des logiciels de GRC ou de gestion commerciale en collectant les informations disponibles en interne et en externe, dans le respect de la législation, pour préparer la segmentation du public selon la demande du commercial afin d’optimiser le ciblage des actions de prospection
• Recueillir les besoins des prospects dans une démarche de prospection active respectueuse du RGPD, en utilisant les techniques (questions ouvertes, reformulation…) de communication et les scripts de l’entreprise pour permettre au commercial d’élaborer une proposition adaptée
• Effectuer une veille commerciale et concurrentielle répondant aux critères fixés par l’entreprise, en mettant en place des collectes d’informations, automatisées ou non, pour apporter une connaissance actualisée de l’écosystème de la TPE/PME au décideur et au commercial
• Réaliser des campagnes d’e-mails personnalisés en utilisant les logiciels de GRC, d’e-mailing et/ou de traitement de texte pour promouvoir un événement, un produit ou un service auprès des prospects ciblés, dans le respect du RGPD et des recommandations de la CNIL
• Animer le site internet de l’entreprise en publiant informations et conseils, événements, documents à télécharger, abonnement à une newsletter, etc. pour assurer une présence continue de l'entreprise sur le web
• Interagir sur les contenus et avec les membres des réseaux sociaux sur lesquels l’entreprise est présente, en identifiant les conversations pertinentes dans lesquelles partager articles, commentaires, mentions, pour augmenter les opportunités de contact

Organisation

Durée

• En centre: 600 heures
• Total enseignement: 600 heures
• En entreprise: 300 heures
• Total: 900 heures

Rythme

• En journée
• En continu

Intensité

35 heures/semaine

Accompagnement individuel et collectif

Un accompagnement personnalisé est assuré depuis la phase d’information jusqu’à la certification et l’insertion professionnelle, avec un suivi régulier, des bilans intermédiaires et un appui à la recherche de stage et d’emploi.

Pédagogie

Modalités pédagogiques

• Apports théoriques structurés et progressifs
• Suivi individualisé et accompagnement pédagogique

Moyens pédagogiques

• Étude de cas
• Document pédagogique

Accessibilité pédagogique aux personnes en situation de handicap

Bâtiment conforme à la réglementation en vigueur

Intervenants

Intervenant spécialiste du domaine, enseignant de spécialité, bénéficiant d’un plan de développement de compétences

Évaluation

Modalité d’évaluation

• Examen final - Epreuve ponctuelle

Tarif

Prix (net de taxe) : 8432 €

Modalités de financement : Formation financée par la région sous réserve d’éligibilité

Financeur

Informations complémentaires pour le public visé

Sans objet

Frais à la charge de l’apprenant

Frais de passage de certification

• Les frais d’examen ou de certification sont inclus dans le prix de vente.

Nombre de places effectif min / effectif max. 4 / 12

Recrutement

Périmètre recrutement

Région

Admission

Conditions spécifiques et prérequis

Niveau d'entrée: 3
Avoir satisfait aux tests de positionnement
Avoir un niveau 3 ou une expérience professionnelle

Modalités d’admission

Admission après test, Admission après entretien

Informations complémentaires

Sans objet

Poursuite d’études

Liste des métiers associés

Équivalence - Correspondance totale ou partielle

Accès et services

Lieu de formation concerné : Agence de Millau – Millau

Accessibilité aux personnes en situation de handicap : Bâtiment conforme à la réglementation en vigueur

Transport et accès au site : Ligne de bus : Arrêt Bompaire Ligne 1, Ligne 3, Ligne 4, Ligne B, Ligne C / Gare : 15 minutes

Restauration et espace repas : Salle de repos disponible

Possibilité d’hébergement : Pas de possibilité sur place

Informations légales

Rncp: RNCP38625

Date d’échéance de la certification : 09-02-2028 00:00

Nom du certificateur : CENTRE NATIONAL D'ENSEIGNEMENT A DISTANCE (CNED) - CNED SITE DE LYON

France Compétences : Voir la fiche France Compétences

Formacode: 35028

Certifinfo: 116335

Rome: D1401, M1605, M1607